Tipps und Tricks in Word 2007
- Wie trage ich in die Kopf-/Fußzeile den Datei- oder Pfadnamen des Dokuments ein?
- Wie markieren ich alles, d.h. den gesamten Text meines Dokuments?
- Wie erstelle ich in Word ein Formular?
- Wie verschicke in in Word einen Serienbrief?
- Wie richte ich in Word ein Wasserzeichen (z.B. Entwurf) als Text-Hintergrund ein?
- Wie hebe ich bei einem Word-Dokument den Dokumentschutz auf?
- Kann ich einen Text auf den Kopf drehen?
- Kann ich Teile von Grafiken transparent machen?
- Wie schalte ich die automatische Formatierung als Liste/Aufzählung ab?
- Wie nutze ich die Autokorrektur von Word?
- Wo finde ich "Autotext" (bis Word 2003) bzw. Schnellbausteine (seit Word 2007)?
- Wie richte ich in Word 2007 einen Schnellbaustein ein?
- Kann ich direkt in Word Berechnungen durchführen?
- Wie ändere ich die Standard-Formatvorlage?
- Gibt es den Hilfe-Assistenten (die hüpfende Büroklammer) noch?
- Wie richte ich in Word eine Kopf-/Fußzeile ein?
- Wie kann ich Änderungen im Dokument verfolgen?
- Wie kann ich die Änderungsverfolgung schnell ein- und ausschalten?
- Wie kann ich die Sprechblasen (bei Löschungen im Text) ein- und ausschalten?
- Wie erhalte ich einen Vergleich zwischen zwei Dokumentversionen?
Dateiname in der Kopf-/Fußzeile
Um in der Kopf- bzw. Fußzeile den Dateinamen oder den vollständigen Pfadnamen einzufügen, klicken Sie mit der Maus an die gewünschte Stelle (in die Kopf- oder in die Fußzeile). Dann klicken Sie in den
in den Kopf- und Fußzeilentools
auf
Schnellbausteine
Feld
Hier wählen Sie in der Liste auf der linken Seite als Feldname
filename
In der Mitte können Sie verschiedene Feldeigenschaften angeben wie z.B. Großbuchstaben.
Rechts können Sie ein Häkchen setzen vor
Pfad zum Dateinamen hinzufügen
Dann wird nicht nur der Name der Datei, sondern auch der vollständige Pfad (mit den Verzeichnissen) angegeben.
Tipp:
Es wird der aktuelle Dateiname eingetragen. Ändern Sie im Nachheinein diesen Namen, bleibt hier zunächst der alte Dateiname stehen. Um den Eintrag zu aktualisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag in der Kopf-/Fußzeile und wählen
Felder aktualisieren
Alles markieren
Um alles, d.h. den gesamten Text Ihres Dokuments zu markieren, klicken Sie in der Start-Registerkarte ganz rechts auf
Markieren
Alles markieren
Formulare erstellen
Um ein Formular in Word zu erstellen, benötigen Sie in Ihrer Multifunktionsleiste die zusätzliche Registerkarte "Entwicklertools". Um diese Registerkarte "Entwicklertools" einzuschalten, klicken Sie
auf die Office-Schaltfläche und dann unter der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente auf
Word-Optionen
Hier wählen Sie links
Häufig verwendet
und setzen rechts ein Häkchen vor
Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen
Jetzt haben Sie in der Multifunktionsleiste eine zusätzliche Registerkarte, in der die Funktionen zusammengefasst sind, die Sie zum Erstellen von Formularen benötigen.
Serienbriefe verschicken
Microsoft hat eine ausführliche Anleitung zu dem Thema erstellt:
http://office.microsoft.com/de-at/word/CH100626281031.aspx
Wasserzeichen einrichten
Sie können in Word ein Wasserzeichen (wie z.B. einen Hintergrundtext "Entwurf") einrichten. Dazu klicken Sie
in der Registerkarte
Seitenlayout
auf
Wasserzeichen
Dokumentschutz
Um bei einem Dokument den Dokumentschutz aufzuheben, wählen Sie in Word die Registerkarte
Überprüfen
Hier klicken Sie ganz rechts auf
Dokument schützen
Formatierung und Bearbeitung einschränken
Jetzt finden Sie ganz unten einen Knopf
Schutz aufheben
Möglicherweise ist das Dokument durch ein Passwort geschützt. Dann müssen Sie sich mit dem Verfasser des Dokuments in Verbindung setzen, um den Schutz aufheben zu können.
Text drehen
Sie können einen Text frei auf dem Blatt drehen. Allerdings müssen Sie dazu den Text in eine Grafik umwandeln, d.h. hinterher können Sie den Text nicht mehr verändern.
Zunächst geben Sie den gewünschten Text ein. Danach kopieren Sie den Text in die Zwischenablage (Strg-C).
Jetzt klicken Sie
in der Registerkarte Start
im Befehlsfeld Zwischenablage
auf den kleinen Pfeil unter Einfügen.
Hier wählen Sie
Inhalte einfügen
In dem Menü, das daraufhin aufklappt wählen Sie
Grafik (Windows Metadatei)
Jetzt wird der Textblock als Grafik in Ihr Dokument eingefügt. Wenn Sie die Grafik anklicken, erscheint oben ein grüner Punkt, mit dem Sie die Grafik frei im Dokument drehen können.
Transparenz in Grafiken
Sie können direkt in Word Teile von Grafiken transparent (durchsichtig) machen.
Dazu markieren Sie die Grafik. In den Bildtools wählen Sie die Registerkarte
Format
Hier finden Sie links den Befehl
Neu einfärben
Es klappt ein Menü auf. Sie wählen ganz unten
Transparente Farbe bestimmen
Jetzt können Sie mit der Maus eine Farbe in dem markierten Bild anklicken. Die gewählte Farbe wird durchsichtig.
Automatische Aufzählung/Liste
Normalerweise formatiert Word nach bestimmten Eingaben automatisch (und ungefragt) die Zeile als Aufzählung bzw. Liste.
Beispiel:
Sie geben ein: 1.
Word verschiebt den Einzug automatisch nach links und beginnt eine nummerierte Liste.
Wenn Sie das nicht möchten, können Sie die Autoformat-Optionen nach Ihren Wünschen anpassen.
Dazu klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und wählen im Office-Menü
Word-Optionen
Hier wählen Sie links
Dokumentprüfung
und dann rechts
AutoKorrektur-Optionen
Hier wählen Sie die Registerkarte
AutoFormat während der Eingabe
und entfernen die Häkchen vor
Automatische Aufzählung
bzw.
Automatische Nummerierung
Autokorrektur
Sie können Kurzformen und häufig vorkommende Tippfehler automatisch durch Word ersetzen bzw. korrigieren lassen.
Beispiel:
Wenn Sie im Text "mfg" eingeben, wird das automatisch ersetzt durch "Mit freundlichen Grüßen".
Dazu klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und wählen im Office-Menü
Word-Optionen
Hier wählen Sie links
Dokumentprüfung
und dann rechts
AutoKorrektur-Optionen
Hier muss ein Häkchen sitzen vor
Während der Eingabe ersetzen
Die Liste darunter können Sie nach Ihren eigenen Wünschen gestalten. Sie können hier auch eigene Kürzel eintragen und angeben, wodurch Word diese Kürzel ersetzen soll.
Autotext
Das AutoText-Feature, das Bestandteil von Microsoft Office 2003 war, ist in den 2007 Microsoft Office System-Programmen nicht enthalten.
Stattdessen können Sie jetzt die so genannten Schnellbausteine verwenden. Die Schnellbausteine finden Sie in Word 2007 in der Registerkarte
Einfügen
Genaueres dazu lesen Sie in der Microsoft-Hilfe:
http://office.microsoft.com/de-de/word/HA102011621031.aspx
Schnellbaustein
Die Funktion, mit der man in Word Textbausteine in das Dokument einfügen kann, hieß bis Word 2003 "Autotext". Seit Word 2007 finden Sie dieses Feature unter "Schnellbausteine".
Um einen neuen Schnellbaustein anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie mit gedrückter Maustaste die Textpassage, die als Textbaustein gespeichert werden soll, etwa den Teilsatz "hat die übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt"
(In dem gewählten Textabschnitt kann auch Grafik enthalten sein.) - Drücken Sie die Tastenkombination [Alt]+[F3].
- Ganz wichtig: Geben Sie in das Feld "Name" das Kürzel ein, mit dem Sie später den Textbaustein aufrufen möchten, etwa "al1" für die Note 1 im Bereich Arbeitsleistung. Verwenden Sie möglichst kurze und einprägsame Kürzel.
- Bei Word 2007 können Sie im unteren Fensterbereich festlegen, ob die Textpassage später als eigener Absatz oder auf einer eigenen Seite eingefügt werden soll.
- Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.
Berechnungen
Einfache Berechnungen von in einer Tabelle aufgeführten Zahlen können Sie jetzt in Word direkt vornehmen.
Dazu setzen Sie Ihren Mauszeiger in eine Zelle der Tabelle und wählen dann in den Tabellentools
in der Registerkarte "Layout"
Formel
Jetzt können Sie
- die Formel und
- die Werte, mit denen gerechnet werden soll
angeben.
Beispiele:
SUM(ABOVE) - Es wird die Summe aus den Zahlen berechnet, die über der ausgewählten Zelle stehen.
AVERAGE(LEFT) - Es wird der Mittelwert berechnet aus den Zahlen, die in der Tabelle links von der gewählten Zelle stehen.
Tipp für die Subtraktion:
Möchten Sie zwei Zahlen voneinander abziehen, müssen Sie ein bisschen "tricksen", da für die Subtraktion keine Formel zur Verfügung steht.
Zuerst schreiben Sie vor den Subtrahenden (die Zahl, die abgezogen werden soll) ein Minus (z.B. -5). Dann addieren Sie die beiden Zahlen mit der Formel SUM.
Als Ergebnis erhalten Sie die gewünschte Differenz.
Standard-Formatvorlage
Word nutzt Formatvorlagen, die vorgeben, wie Ihr Dokument formatiert wird (Schriftart usw.). Diesen Standard können Sie Ihren Wünschen anpassen.
Dazu klappen Sie
in der Registerkarte "Start"
Ihre Formatvorlagen auf. Sie finden die Formatvorlage "Standard", die vorgibt, wie Ihr Dokument standardmäßig formatiert wird. Sie klicken mit der rechten Maustaste auf
Standard
und wählen
Ändern
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Standard-Schriftart z.B. auf Arial verändern können. Den Standard-Zeilenabstand ändern Sie, in dem Sie links unten auf
Format
Absatz
klicken und die Absatzformatierung Ihren Wünschen anpassen.
Hilfe-Assistent
Den Hilfe-Assistenten (wahlweise eine hüpfende Büroklammer, ein kleiner Hund oder ähnliches) gibt es in Office 2007 nicht mehr. Dafür wurde die Office-Hilfe umgestaltet und verdient jetzt wirklich diesen Namen.
Um die Hilfe zu starten, klicken Sie rechts oben auf den blauen Punkt mit dem Fragezeichen. Oder Sie setzen die Maus auf ein Befehl und drücken die Taste F1.
Kopf-Fußzeile
Um eine Kopf- bzw. Fußzeile einzurichten, klicken Sie in der
Registerkarte Einfügen
auf
Kopfzeile bzw. Fußzeile
Aus einer Liste können Sie aus verschiedenen Vorformatierungen auswählen. Möchten Sie die Kopf-/Fußzeile selbst gestalten, wählen Sie
Leer
In Ihr Dokument wird eine Kopf-/Fußzeile eingefügt, in die Sie Ihren Text eingeben können.
Zusätzlich erscheinen oben in der Multifunktionsleiste die "Kopf- und Fußzeilentools" mit verschiedenen Optionen wie "Datum" oder "Seitenzahl".
Noch ein Tipp: Die Option Seite X von Y finden Sie in den Kopf- und Fußzeilentools unter
Seitenzahl - Seitenzahlen
am unteren Ende der Liste.
Änderungen verfolgen
Sie können nachverfolgte Änderungen (Überarbeitungen) und Kommentare erstellen und anzeigen, während Sie an einem Dokument arbeiten.
Standardmäßig zeigt Word 2007 Textänderungen rot unterstrichen an. Diese Änderungen nennt man Markups.
Löschungen, Formatierungsänderungen und verschobene Inhalte werden in Sprechblasen am rechten Seitenrand angezeigt. Wie Sie die Anzeige mit Sprechblasen ein- und ausschalten, lesen Sie weiter unten auf dieser Seite. Texteinfügungen werden rot unterstrichen angezeigt.
Anzeige des Dokuments mit oder ohne Markups
Endgültige Version enthält Markups
Sie schalten zwischen dem Original und der überarbeiteten Version hin und her. Achtung: Sie ändern nur die Ansicht der Datei, die Änderungen verbleiben im Dokument!
Markup anzeigen
Sie legen fest, welche Arten von Markups auf dem Bildschirm angezeigt bzw. ausgeblendet werden sollen. Optional kann man auch die Formatänderungen anzeigen lassen, den Markupbereich (rechter Seitenrand) optisch hervorheben und ein Kürzel für den jeweiligen Bearbeiter eintragen. So kann bei mehreren Bearbeitern eines Texts unterschieden werden, wer was wann geändert hat.
Überarbeitungsfenster
Sie können Textänderungen zusätzlich in einem eigenen Fenster am linken Rand (vertikal) oder unten (horizontal) auflisten lassen.
Änderungen annehmen oder ablehnen
Im Befehlsfeld rechts daneben finden Sie die Schaltflächen für das Annehmen und Ablehnen von Änderungen.
Zunächst muss der Cursor in die Textstelle oder die Sprechblase gesetzt werden. Klickt man nun auf das blaue Häkchen, wird diese Änderung angenommen. Sie wird in den Text integriert und ist nicht mehr als solche erkennbar. Klickt man auf das rote X, wird die Änderung abgelehnt und der ursprüngliche Text/das ursprüngliche Format wiederhergestellt. So kann man sich von Änderung zu Änderung klicken.
Man kann aber auch alles auf einmal annehmen (kleiner Pfeil unter „Annehmen“, dann „Alle Änderungen im Dokument annehmen“. Genauso lehnt man alle Änderungen pauschal ab: kleiner Pfeil neben dem roten X und „Alle Änderungen im Dokument ablehnen“. Die Datei ist wieder im ursprünglichen Zustand. Die blauen Pfeile nach links und rechts dienen nur dazu, von einer Änderung zur nächsten zu springen.
Änderungsverfolgung ein-/ausschalten
Um die Nachverfolgung schnell ein- und ausschalten zu können, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste (unten am Dokument: hier sehen Sie auch u.a. die aktuelle Seitenzahl) und klicken Sie auf Änderungen nachverfolgen. Ihrer Statusleiste wird ein Symbol Änderungen nachverfolgen hinzugefügt. Durch Klicken auf Ein/Aus können Sie die Änderungsverfolgung aktivieren oder deaktivieren.
Sprechblasen ein/ausschalten
Über das Icon „Sprechblasen“ (rechts neben "Änderungen nachverfolgen") können Sie einstellen, ob Änderungen (Löschungen, Formatierungsänderungen und verschobene Inhalte) am rechten Rand in Sprechblasen dargestellt werden sollen oder inline im laufenden Text.
Ist die Option „Überarbeitungen in Sprechblasen anzeigen“ mit einem Häkchen markiert, dann erscheint gelöschter Text am rechten Rand in einem farbigen Rahmen und kann bei Bedarf wieder zurückgeholt werden. Ist die Option "Alle Überarbeitungen inline anzeigen" aktiviert, dann erscheint gelöschter Text im Dokument rot und durchgestrichen.
Vergleich zweier Dokumentversionen
Sie können Änderungen in einem Dokument direkt während der Bearbeitung kenntlich machen, wenn Sie "Änderungen verfolgen" aktivieren.
Liegen aber schon zwei unterschiedliche Fassungen vor und Sie möchten die beiden Varianten des Dokuments auf Unterschiede prüfen, so brauchen Sie den Vergleich der Dokumente.
Um zwei Dokumente vergleichen zu können, müssen beide Dokumente gespeichert sein. Eventuelle Änderungskennungen müssen angenommen worden sein.
Sie klicken in der Registerkarte Überprüfen auf
Vergleichen
Im folgenden Fenster suchen Sie links unter Originaldokument das Original, die unveränderte Fassung. Rechts suchen Sie unter Überarbeitetes Dokument die veränderte Fassung, die zweite Version.
Tragen Sie bei Änderungen kennzeichnen mit den Namen desjenigen ein, der den Vergleich durchführt und eventuell auch den Namen desjenigen, der die Änderungen gemacht oder initiiert hat.
Im folgenden Fenster wird angezeigt:
- In der Mitte: das Vergleichsdokument
- Oben rechts: das Original
- Unten rechs: das überarbeitete, veränderte Dokument
- Links: die Liste der Änderungen
Die angezeigten Differenzen zwischen den beiden Dokumenten werden genauso angenommen oder abgelehnt wie bei der Änderungsverfolgung.
Um die gelöschten Texte in Sprechblasen anzuzeigen oder die Optionen für die Überarbeitungen zu ändern, müssen Sie sich im mittleren Fenster (dem Vergleichsdokument) befinden.